Hoe u een Bestaande Factuur Omzet in een Sjabloon

Wat is een Factuur?

Een factuur is een document dat een verkoper naar een koper stuurt, waarin de geleverde goederen of diensten en de totale kosten daarvoor worden beschreven. Meestal bevat het de transactiedatum, het factuurnummer, de contactgegevens van de klant, en een beschrijving van de geleverde goederen of diensten. Daarnaast kan het ook de hoeveelheid van elk gekocht item, de eenheidsprijs, en het totaal verschuldigde bedrag bevatten.

De factuur dient als bewijs van de transactie en wordt vaak gebruikt voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden. Het dient ook als betalingsverzoek aan de klant. Facturen worden vaak gebruikt in business-to-business-transacties, maar kunnen ook worden gebruikt in consumententransacties.

Tools voor het Genereren van Facturen

Er zijn veel tools waarmee u facturen kunt maken, variërend van boekhoudsoftware tot de goede oude tekstverwerkers. De handmatige inspanning die nodig is om facturen te maken varieert ook op deze schaal. Met speciale factureringssoftware is het over het algemeen eenvoudiger, omdat deze kant-en-klare sjablonen biedt en een soort ingebouwde editor heeft waarmee gebruikers de verschillende factuurvelden kunnen invullen. Aan de andere kant van dit spectrum staan documenteditors zoals Microsoft Word en spreadsheeteditors zoals Microsoft Excel, waarmee u facturen handmatig kunt maken, maar die minder automatisering uit de doos bieden.

Ergens in het midden bevinden zich documentgeneratoren zoals DocuGenerate, die automatisering toevoegen bovenop bestaande sjablonen. Sommige gebruiken WYSIWYG-webeditors om sjablonen te maken en te bewerken, maar voor DocuGenerate hebben we ervoor gekozen om gewone Word-documenten als sjablonen te gebruiken, omdat deze veel worden gebruikt, zodat u geen nieuwe software hoeft te leren, en ook vanwege de flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden die gewone Word-documenten bieden. Zo kunt u eenvoudig een bestaande factuur omzetten in een herbruikbaar sjabloon, wat tijd en moeite bespaart bij toekomstige factureringstaken.

Het Factuursjabloon Maken

Voor deze tutorial gebruiken we een eenvoudige Sales Invoice met alleen wat basisinformatie en een tabel met dummy-items. U leert hoe u deze factuur omzet in een sjabloon, zodat het kan worden gebruikt om vergelijkbare facturen te genereren voor andere klanten, met dezelfde lay-out maar andere inhoud.

Merge-Tags Toevoegen

Een merge-tag is een speciale placeholder binnen een documentsjabloon die automatisch kan worden vervangen door data uit een database of spreadsheet. Het idee is om gepersonaliseerde documenten in bulk te genereren, in plaats van elk document handmatig te moeten maken.

Een sjabloon voor een factuur kan bijvoorbeeld merge-tags bevatten voor het factuurnummer, de naam van de klant, het adres, en andere relevante informatie, die automatisch voor elke klant worden ingevuld op basis van data die is opgeslagen in een spreadsheet. Dit bespaart tijd en vermindert fouten in vergelijking met handmatige gegevensinvoer, en wordt vaak gebruikt in sectoren zoals vastgoed, financiën en verzekeringen.

De eerste stap bij het toevoegen van merge-tags is het identificeren van de delen van de factuur die dynamisch moeten zijn, en voor elk deel de bestaande tekst te selecteren en te vervangen door een bijbehorende merge-tag. We vervangen bijvoorbeeld de tekst #0135 door [Invoice No], dan March 1st, 2023 door [Invoice Date] enzovoort, zoals u kunt zien in de volgende video:

Na het uitvoeren van de eerste stap zou het factuursjabloon de merge-tags [Invoice No], [Invoice Date] [CUSTOMER NAME], [STREET], [CITY], [ST], [ZIP CODE] moeten bevatten, zoals in de afbeelding hieronder. Zoals u kunt zien, is er geen specifieke regel voor het opmaken van de merge-tags; u kunt hoofdletters of gekapitaliseerde woorden gebruiken, zolang ze maar dezelfde scheidingstekens voor tags gebruiken, in dit geval [ als linkerscheidingsteken en ] als rechterscheidingsteken.

U bent vrij om elke gewenste scheidingsteken te gebruiken bij het maken van het sjabloon, zoals bijvoorbeeld {Invoice No}, [[Invoice No]], of zelfs meer exotische scheidingstekens zoals ![[[Invoice No]]]!. De parser van DocuGenerate kan de meest gebruikte tags automatisch detecteren bij het uploaden van een sjabloon, maar als u ongebruikelijke scheidingstekens gebruikt die niet worden gedetecteerd, kunt u ze altijd bijwerken in de sjabloon-instellingen, zodat de merge-tags succesvol kunnen worden herkend.

De Itemtabel Dynamisch Maken

De volgende stap bij het maken van het factuursjabloon is het omzetten van de statische itemtabel naar een dynamische tabel. Factuuritems zijn de specifieke producten of diensten die aan een klant worden gefactureerd. Ze verschijnen in de factuur in een tabel- of lijstformaat en bevatten meestal de itemnaam, beschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, en totaalbedrag. De factuuritems vormen samen het totaal verschuldigde bedrag van de factuur en geven een gedetailleerd overzicht van waarvoor de klant betaalt.

Net als bij de eerste stap gaan we de bestaande tekst vervangen door bijbehorende merge-tags. Zo wordt Item 1 vervangen door [Name], 500 door [Quantity], $175 door [Price] en $87,500 door [Amount]. We hoeven alleen de eerste regel van de tabel te bewerken en de inhoud van de overige regels te verwijderen, omdat deze dynamisch worden gegenereerd op basis van de itemlijst.

We gaan een speciale syntax gebruiken om door de itemlijst te itereren en meerdere rijen aan de tabel toe te voegen, waarbij [#Items] het begin van de tabellus markeert en [/] het einde ervan. Uiteindelijk zou de tabel er zo uit moeten zien:

En hier is een korte video van het volledige transformatieproces van de tabel met de items:

Het Sjabloon Testen

Na het doorvoeren van al deze wijzigingen zou het factuursjabloon er zo uit moeten zien. U kunt een kopie downloaden van de aangepaste factuur als u niet al deze stappen wilt doorlopen, maar liever de definitieve versie van het factuursjabloon voor testdoeleinden heeft.

Eerst moet u een nieuw sjabloon maken door het factuursjabloonbestand te uploaden. Ga vervolgens naar Generate a new document en selecteer het JSON-dataformaat. U kunt de volgende JSON-waarde plakken in het invoertekstveld, of als u dat liever heeft, kunt u een JSON-bestand downloaden met deze data.

[
  {
    "Invoice No": "58-519-8945",
    "Invoice Date": "03-01-2023",
    "CUSTOMER NAME": "Wisozk Inc",
    "STREET": "1569 Fair Oaks Way",
    "CITY": "Philadelphia",
    "ST": "Pennsylvania",
    "ZIP CODE": "19184",
    "Total": "$180",
    "Items": [
      {
        "Name": "Table",
        "Quantity": 1,
        "Price": "$80",
        "Amount": "$80"
      },
      {
        "Name": "Chairs",
        "Quantity": 4,
        "Price": "$25",
        "Amount": "$100"
      }
    ]
  }
]

Het zou er ongeveer zo uit moeten zien in de webapp van DocuGenerate:

Als u vervolgens het PDF-document genereert met de standaard samenvoegopties, zou het resultaat eruit moeten zien zoals hieronder. Als u het nu niet wilt uitproberen, kunt u ook gewoon een kopie downloaden van de gegenereerde PDF-factuur om te zien hoe deze eruitziet.

Conclusie

Een factuur is een essentieel document dat de geleverde goederen of diensten aan een koper, de kosten, en andere details van een transactie beschrijft. Facturen dienen als bewijs van de transactie en worden gebruikt voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden. Er zijn verschillende tools beschikbaar om facturen te maken, waaronder boekhoudsoftware, tekstverwerkers, en documentgeneratoren. In dit artikel hebben we laten zien hoe u een verkoopfactuur omzet in een herbruikbaar sjabloon door merge-tags toe te voegen met een documentgenerator.

Bronnen

• Het Sales Invoice sjabloon met dynamische itemtabel.
• De JSON-data voor het testen van de factuurgeneratie.
• De PDF-factuur gegenereerd op basis van de JSON-data.